Je hebt na een tijd zoeken eindelijk de perfecte medewerker gevonden. Contract getekend, nu is ‘ie binnen. Yes! Hoe zorg je er nu voor dat je nieuwe aanwinst niet van gedachten verandert en dat hij gebonden blijft bij je organisatie? Start met een goede onboarding!
Onboarding = compleet integratieproces van nieuwe medewerkers
Onboarding, een term die gebruikt wordt voor het complete integratieproces van nieuwe medewerkers in je organisatie. Waarom dit zo belangrijk is? Medewerkers worden wegwijs gemaakt en ontwikkelen zich op deze manier tot gemotiveerde, productieve, loyale en succesvolle medewerkers, die graag helpen de doelen van je organisatie te realiseren.
Een goed onboardingprogramma heeft drie belangrijke doelstellingen:
- Nieuwe medewerker is snel operationeel;
- Nieuwe medewerker wordt succesvol;
- Nieuwe medewerker blijft behouden.
Eerste fase: contracttekening tot eerste werkdag
Eerste weken na tekenen contract is een goede onboarding het meest essentieel
Het is erg belangrijk om voor de eerste drie maanden een goed onboardingprogramma klaar te hebben. Tip: houd het contact warm tussen het moment van het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Het gaat namelijk wel eens mis als de periode tussen contracttekening en eerste werkdag langer dan vier weken telt. In de huidige markt worden kandidaten namelijk constant benaderd en kan het zijn dat de kandidaat in deze fase nog een aanbod van een andere opdrachtgever krijgt. Het is dus belangrijk om het contact warm te houden, door de kandidaat al te betrekken en informatie toe te sturen.
Een hartelijk welkom
Een nieuwe medewerker heeft behoefte aan betrokkenheid van de manager en het team waar hij/zij aan de slag gaat. Ook relevante informatie over de rol en de afdeling is gewenst. Wanneer men het contract tekent is hij/zij vaak heel enthousiast en eager om informatie op te doen. Speel hierop in! Wat kan helpen is om een welcome-guide te sturen, waarin informatie staat die relevant is voor de kandidaat. Zo zorg je voor informatie, maar ook betrokkenheid.
Buddy Checklist
Zorg daarnaast intern voor een “buddy checklist”. Zo geef je jouw team handvaten om contact op te nemen met hun – soon to be – nieuwe collega. Wat je hierin zet, is per organisatie verschillend. Denk bijvoorbeeld aan het direct opsturen van de welcome-guide en een wenskaart/bloemetje een aantal weken voor start. Een teamuitje op de planning? Nodig de nieuwe medewerker hier alvast voor uit, ook al is de startdatum pas over een maand. Dit wordt gewaardeerd door medewerkers en zo raken zij al in een vroeg stadium betrokken.
Tweede fase: eerste werkweek
Laat je hier losse eindjes liggen, dan is dat “not done”
Eerste werkdag
Het moment is aangebroken, de eerste werkdag. Dit is een belangrijke week voor zowel medewerker als organisatie. Zorg dat alles goed geregeld is en iedereen op de hoogte is dat een nieuwe collega start. Laat je hier losse eindjes liggen, dan is dat not done.
Wat dan allemaal te regelen? Dit kunnen hele simpele zaken zijn zoals: een korte voorstelronde/rondleiding, bepaalde mensen spreken en systemen doornemen. Bovendien is het belangrijk dat de basis-faciliteiten beschikbaar zijn. Denk aan de werkplek, eventuele laptop/telefoon en het e-mailadres. Dit soort zaken kunnen ervoor zorgen dat een kandidaat direct up and running is.
Derde fase: 1 maand in dienst
Tip: plan routinegesprekken in!
Blijf in gesprek
Eerste weken alles goed geregeld? Goed bezig! Nu is het zaak om in gesprek te blijven met de medewerker. Tip: plan routinegesprekken in. Een frisse medewerker wil graag weten waar hij/zij aan toe is, wat vindt de organisatie van hem/haar. Zorg dat je regelmatig gesprekken inplant om samen te sparren. Wat vind jij als organisatie van de nieuwe medewerker? Maak dat kenbaar en geef complimenten. Vraag vooral ook de medewerker om feedback. Hoe ervaart hij/zij de eerste maand? Wat gaat volgens hem goed en wat minder? Is hetgeen wat de medewerker ervaart in lijn met zijn eerdere verwachtingen? Door op tijd het gesprek aan te gaan, kun je inspelen op eventuele pijnpunten of ambities van je nieuwe aanwinst. Zo zorgen jullie dat samen het pad wordt bewandeld dat jullie beiden voor ogen hebben.
Medewerkers geven aan dat zij graag een HR-functionaris toegewezen krijgen die hen begeleidt op persoonlijk vlak. Iemand die de belangen van de werknemer behartigd en zorgt voor persoonlijke groei.
